Tietosuojakäytäntö
Versio 1.4 · voimassa 6. marraskuuta 2026 alkaen
Tämä on käännös. Ristiriitatilanteessa latviankielinen teksti on ensisijainen.
Tässä käytännössä selvitetään, miten Regmio käsittelee henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (GDPR) ja Latvian luonnollisten henkilöiden tietojen käsittelystä annetun lain (Fizisko personu datu apstrādes likums) mukaisesti.
Se koskee kahta eri henkilöryhmää:
- Osa A – Palvelun käyttäjät (kävijät ja tilin haltijat);
- Osa B – luonnolliset henkilöt, joiden tiedot on julkaistu valtiollisissa rekistereissä (esimerkiksi hallituksen jäsenet, osakkaat, tosiasialliset edunsaajat) ja joita esitetään Palvelussa.
1. Rekisterinpitäjä
SIA ”Mobinet” (Mobinet SIA), rek. nro 40103814735, Artilērijas iela 6, Rīga, LV-1001, Latvia. Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: [email protected] (pyydämme kirjoittamaan aiheriville ”Tietosuoja”).
Mobinet ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa, koska se ei GDPR:n 37 artiklan mukaan ole pakollista.
Osa A. Palvelun käyttäjät
A.1. Mitä tietoja käsittelemme
| Tiedot | Milloin | Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|---|
| Sähköpostiosoite | kirjautuminen, tili | tilin luominen, kirjautumiskoodin lähettäminen, tiliin liittyvät ilmoitukset | sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) |
| Tilaus, kieli, kirjautumisajat, hyväksyttyjen ehtojen versio ja hyväksymisaika | tili | Palvelun tarjoaminen, näyttö ehtojen hyväksymisestä | sopimuksen täytäntöönpano; oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) |
| Katsottujen yritysten rekisterinumerot ja katseluaika | täydellisen profiilin avaaminen | tilauksen käyttörajoitusten seuranta | sopimuksen täytäntöönpano |
| Seuratut yritykset (rek. nro), sähköposti-ilmoitusten asetus, viimeisimmän ilmoituksen ajankohta | jos käytätte seurantaa (Pro) | ilmoitukset seurattujen yritysten muutoksista | sopimuksen täytäntöönpano |
| API-avaimet: nimi, etuliite, tiivistearvo, luonti- ja viimeisimmän käytön ajankohta | jos luotte API-avaimen (Yritys-paketti) | API-pääsy, turvallisuus | sopimuksen täyttäminen |
| Kirjautumiskoodit (vain tiivistearvo), IP-osoite koodin pyytämishetkellä | kirjautuminen | turvallisuus, väärinkäytösten estäminen | oikeutettu etu |
| Istuntotiedot: IP-osoite, selaimen tunniste (User-Agent), viimeisimmän toiminnan ajankohta | jokaisella käynnillä | istunnon ylläpito, aktiivisten laitteiden luettelo tilillä | sopimuksen täytäntöönpano; oikeutettu etu |
| Turvallisuustapahtumat: IP-osoite, tapahtuman tyyppi ja ajankohta (esim. ylitetty rajoitus) | jos tapahtuu | suojautuminen tietojen haalimiselta ja hyökkäyksiltä | oikeutettu etu |
| Palvelimen lokit: IP-osoite, pyydetty osoite, ajankohta, selaimen tunniste | jokaisessa pyynnössä | toiminnan varmistaminen, virheiden ja hyökkäysten tutkiminen | oikeutettu etu |
| Maksutiedot (tilaus, summa, päivämäärä, maksun tila, laskutustiedot) | maksullista tilausta ostettaessa | maksaminen, laskut, kirjanpito | sopimuksen täytäntöönpano; lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) |
| Peruutustiedot: etu- ja sukunimi, sähköposti vahvistusta varten, tilinumero (IBAN) palautusta varten, peruutuksen ajankohta | jos peruutat sopimuksen | peruutuksen kirjaaminen ja vahvistaminen, rahojen palautus, hyvityslasku | lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 art. 1 kohdan c alakohta; kuluttajansuojalaki); sopimuksen täytäntöönpano |
| Luettelo sähköpostiosoitteista, joihin toimitus epäonnistui: osoite, hylkäyksen syy, aika | jos sähköpostiamme ei voida toimittaa osoitteeseen | jotta kirjautumiskoodeja ei lähetetä olemattomiin osoitteisiin, sähköpostin toimituksen seuranta | oikeutettu etu |
| Yritys-tiimi: tiimin omistajan antamat kollegojen sähköpostiosoitteet, tiimin jäsenyys | jos käytät Yritys-pakettia | käyttöoikeuden antaminen tiimin jäsenille, ilmoitus lisäämisestä | sopimuksen täytäntöönpano; oikeutettu etu |
| Yhteydenottojen sisältö | jos kirjoitatte meille | vastaaminen kysymykseen tai pyyntöön | oikeutettu etu; lakisääteinen velvoite |
Emme käytä analytiikka-, mainonta- tai sosiaalisen median seurantatyökaluja emmekä luo käyttäjäprofiileja markkinointia varten. Emme luo emmekä käytä hakuhistoriaa: emme tallenna hakuja emmekä yhdistä niitä tiettyyn käyttäjään. Paketin käyttörajan laskemiseksi säilytämme vain avattujen täydellisten profiilien rekisterinumerot ja poistamme ne automaattisesti 35 päivän kuluttua. Sivustolla ei ole evästeiden suostumusikkunaa, koska käytämme vain teknisesti välttämättömiä evästeitä (ks. evästekäytäntö).
A.2. Säilytysajat
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Tilin tiedot | tilin poistamiseen asti; passiivinen maksuton tili poistetaan, kun siihen ei ole kirjauduttu 24 kuukauteen |
| Katsottujen profiilien kirjanpito | 35 päivää |
| Seuratut yritykset | seurannan lopettamiseen tai tilin poistamiseen asti; havaittujen muutosten historia – 13 kuukautta |
| API-avaimet | avaimen tai tilin poistamiseen asti |
| Kirjautumiskoodit | 30 päivää |
| Istunnot | uloskirjautumiseen asti tai 30 päivää (”Muista laite”) |
| Turvallisuustapahtumat | 90 päivää |
| Yritys-tiimin kutsut (kollegan sähköpostiosoite) | kirjautumiseen tai peruuttamiseen asti, kuitenkin enintään 30 päivää |
| Palvelimen lokit | 14 päivää |
| Maksu- ja laskutustiedot | 5 vuotta verovuoden päättymisestä (Latvian kirjanpitolaki (likums „Par grāmatvedību”)) |
| Peruutustiedot | yhdessä maksutietojen kanssa (5 vuotta verovuoden päättymisestä); tilinumero (IBAN) poistetaan 30 päivän kuluttua palautuksesta |
| Luettelo sähköpostiosoitteista, joihin toimitus epäonnistui | 90 päivää |
| Kirjeenvaihto | asian ratkaisemiseen asti ja sen jälkeen vielä 3 vuotta mahdollisilta vaatimuksilta puolustautumista varten |
A.3. Tietojen vastaanottajat (käsittelijät)
| Vastaanottaja | Rooli | Sijainti |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | verkkosivuston ja sähköpostipalvelinten sijoitus (konesali) | Saksa (EU) |
| Cloudflare, Inc. | DNS, verkon suojaus, sisällönjakelu; näkee IP-osoitteen ja pyynnön | EU ja Yhdysvallat – EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sekä vakiosopimuslausekkeet |
| Paysera LT, UAB (toimiluvan saanut sähköisen rahan laitos) | maksujen ja palautusten käsittely | Liettua (EU) |
| Kirjanpitopalvelujen tarjoaja | laskujen kirjanpito | Latvia (EU) |
Sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen käytämme Mobinetin omaa sähköpostipalvelinta (mail.millenium.lv) emmekä ulkopuolista sähköpostipalvelua. Verkkosivuston ja sähköpostin palvelimet sijaitsevat Hetzner Online GmbH:n konesalissa Saksassa (EU), ja niitä hallinnoi ja ylläpitää yksinomaan Mobinet. Hetzner tarjoaa konesalin, sähkönsyötön ja verkkoyhteyden, mutta Hetznerillä tai muilla kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä palvelinten järjestelmiin eikä niihin tallennettuihin tietoihin.
Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää. Emme myy tietoja emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille markkinointia varten.
A.4. Turvallisuus
Yhteys salataan (HTTPS/TLS), kirjautumiskoodit tallennetaan vain tiivistearvoina ja ne ovat voimassa 10 minuuttia, ja pääsyä palvelimelle on rajoitettu. Käyttäjä näkee tilillään aktiiviset istunnot ja voi lopettaa ne.
Osa B. Valtiollisissa rekistereissä mainitut henkilöt
B.1. Mitä tietoja esitämme
Palvelu esittää tietoja, jotka viranomaiset ovat julkaisseet avoimena datana tai julkisesti saatavilla olevina rekistereinä. Ne voivat sisältää yrityksiin liittyviä luonnollisten henkilöiden tietoja:
- etunimi, sukunimi;
- rooli yrityksessä (hallituksen jäsen, prokuristi, osakas, osakkeenomistaja, tosiasiallinen edunsaaja ym.), edustusoikeus, osuuksien lukumäärä tai suuruus;
- nimittämis- ja erottamispäivät, muutoshistoria;
- osa henkilötunnuksesta tai syntymävuosi – siinä laajuudessa kuin lähde sen julkaisee (latvialaisessa lähteessä henkilötunnus on osittain peitetty);
- kansalaisuus tai asuinvaltio, jos lähde julkaisee sen;
- yksityisen elinkeinonharjoittajan tai maatilan osalta yritykseen liittyvät vero- ja rekisteritiedot.
Lähteet: Latvian yritysrekisteri (Uzņēmumu reģistrs) ja Latvian verohallinto (Valsts ieņēmumu dienests) (data.gov.lv), Viron e-Äriregister (RIK) ja Viron vero- ja tullihallitus (EMTA), Liettuan Registrų centras ja Liettuan valtion verotarkastusvirasto (VMI, get.data.gov.lt), Euroopan komission VIES. Tarkemmin sivulla Tietolähteet ja vastuuvapauslauseke.
Emme hanki henkilöistä lisätietoja muista lähteistä (sosiaalisesta mediasta, uutisportaaleista, yksityisistä tietokannoista) emmekä esitä henkilöiden täydellisiä henkilötunnuksia, osoitteita tai yhteystietoja.
B.2. Tarkoitus ja oikeusperuste
Tarkoituksena on varmistaa liiketoiminnan läpinäkyvyys ja antaa liikekumppaneille mahdollisuus tarkistaa, kuka on oikeutettu edustamaan yritystä ja kenen omistuksessa se on, – sama tarkoitus, jonka vuoksi nämä tiedot julkistetaan valtiollisissa rekistereissä.
Oikeusperusteena on oikeutettu etu (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) – Palvelun käyttäjien ja yhteiskunnan etu turvalliseen liiketoimintaan sekä petosten ja rahanpesun estämiseen sekä Mobinetin etu tarjota tällaista palvelua. Olemme arvioineet näitä etuja suhteessa henkilöiden oikeuksiin ja todenneet käsittelyn oikeasuhteiseksi, koska:
- tiedot ovat jo lainmukaisesti julkisesti saatavilla tarkoituksena käyttää niitä liikekumppanien tarkistamiseen;
- käsitellään vain liiketoimintaan liittyviä tietoja, ei yksityiselämää koskevia tietoja;
- täydellistä profiilia voi katsoa vain kirjautunut käyttäjä, ja rajoitamme automatisoitua tiedonkeruuta;
- henkilöillä on oikeus vastustaa käsittelyä (ks. 2 kohta).
Yritysten välisiä yhteyksiä koskevat tiedot (esimerkiksi ”henkilö liittyy N yritykseen”) muodostamme vain samoista rekisteritiedoista. Kyse ei ole GDPR:n 22 artiklassa tarkoitetusta automatisoidusta päätöksenteosta, eikä Mobinet tee mitään henkilöitä koskevia päätöksiä.
Haku henkilötunnuksella. Pro-käyttäjät voivat henkilötunnuksen syöttämällä löytää latvialaiset yritykset, joissa henkilö on hallituksen jäsen, osakas, osakkeenomistaja tai tosiasiallinen edunsaaja. Koska lähde julkaisee vain henkilötunnuksen ensimmäisen osan, haku tehdään vain sen perusteella: toista osaa käytetään vain tarkistukseen käyttäjän selaimessa, eikä sitä lähetetä palvelimellemme, tallenneta tai kirjata lokeihin. Turvallisuuslokiin tallennamme vain haun tosiasian ja löydettyjen henkilöiden määrän — ilman henkilötunnusta. Löydettyä henkilöä verrataan kansainvälisiin pakotelistoihin nimen ja syntymävuoden perusteella; nimen osuma ei vahvista, että kyseessä on sama henkilö. Hakujen määrää on rajoitettu tietojen massaluovutuksen estämiseksi, eikä vastustuksen perusteella piilotettuja henkilöitä näytetä hakutuloksissa.
Poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt (PEP). Poikkeus edellä mainitusta on PEP-tarkistus: vertaamme yrityksiin liittyvien henkilöiden nimiä ja syntymätietoja (rekisterin julkaisemassa laajuudessa) julkiseen Wikidata-tietokantaan (CC0-lisenssi), johon on merkitty poliittisesti merkittäviä tehtäviä (kansanedustajat, ministerit, tuomarit, suurlähettiläät jne.). Tarkoitus on sama — liikekumppanien tarkistaminen ja rahanpesuriskin arviointi; oikeusperuste on oikeutettu etu (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Osuma ei vahvista, että kyseessä on sama henkilö, eikä tarkoita väärinkäytöstä. Emme korjaa Wikidatan tietoja; jos ne ovat virheellisiä, ne voi korjata Wikidatassa, tai henkilö voi vastustaa PEP-merkinnän näyttämistä kirjoittamalla osoitteeseen [email protected].
B.3. Säilytysaika
Tiedot päivitetään lähteestä säännöllisesti (yleensä päivittäin). Jos henkilöä ei enää mainita lähteen ajantasaisissa tiedoissa, hänen aiempi roolinsa näytetään niin kauan kuin lähde sitä julkaisee tai kuin se on merkityksellinen yrityksen historian ymmärtämiseksi, kuitenkin enintään 10 vuotta roolin päättymisestä tai yrityksen poistamisesta rekisteristä.
B.4. Informointi
Koska tietoja ei ole saatu henkilöiltä itseltään, tämä käytäntö on GDPR:n 14 artiklan mukainen informaatio. Kunkin henkilön yksilöllinen informointi ei ole mahdollista tai vaatisi kohtuuttomia ponnistuksia (GDPR 14 artiklan 5 kohdan b alakohta), minkä vuoksi tämä informaatio julkaistaan tässä.
B.5. Tietojen oikaiseminen
Emme itse oikaise tietoja, koska niiden on vastattava virallista lähdettä. Jos tiedot ovat virheellisiä, pyydämme oikaisemaan ne asianomaisessa rekisterissä (esimerkiksi Latvian yritysrekisterissä). Sen jälkeen oikaisu näkyy Palvelussa seuraavassa tietojen päivityksessä. Jos Palvelun tiedot poikkeavat lähteestä, ilmoittakaa siitä meille – korjaamme sen.
2. Teidän oikeutenne
GDPR:n mukaisesti teillä on oikeus:
- saada pääsy tietoihinne ja saada niistä jäljennös (15 artikla);
- vaatia epätarkkojen tietojen oikaisemista (16 artikla);
- vaatia tietojen poistamista (17 artikla) – tilin voi poistaa itse osiossa ”Tili”;
- vaatia käsittelyn rajoittamista (18 artikla);
- saada tilinne tiedot siirrettävässä muodossa (20 artikla);
- vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (21 artikla). Jos vastustatte tietojenne esittämistä Palvelussa, arvioimme teidän erityisen tilanteenne ja lopetamme käsittelyn, ellei ole olemassa pakottavia oikeutettuja perusteita, jotka ovat teidän etujanne painavampia;
- tehdä valitus Latvian tietosuojaviranomaiselle (Datu valsts inspekcija) (Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, www.dvi.gov.lv) tai asuinpaikkanne valvontaviranomaiselle.
Lähettäkää pyynnöt osoitteeseen [email protected]. Vastaamme kuukauden kuluessa. Suojataksemme tietoja asiattomilta henkilöiltä voimme pyytää teitä todentamaan henkilöllisyytenne.
3. Muutokset
Voimme päivittää tätä käytäntöä. Voimassa oleva versio on aina julkaistu tällä sivulla; olennaisista muutoksista ilmoitamme tilin haltijoille sähköpostitse.